Apostillar o Legalizar documentos por Internet

Desde julio del 2016, el trámite para apostillar documentos colombianos se lo realiza por Internet. Ya no hace falta acudir al Ministerio de Relaciones Exteriores ni perder tiempo haciendo largas filas. Lo único que usted necesita es un computador, acceso a Internet y los documentos a apostillar en formato digital.

A continuación le explicaremos los requisitos y pasos para realizar la Apostilla y Legalización de documentos en Colombia.

Qué significa Apostillar

Apostillar significa certificar la autenticidad de los documentos expedidos en Colombia (títulos académicos, antecedentes penales, etc.) para que sean válidos en otro país. Pero no en cualquier país, sino en los que forman parte del Convenio de La Haya.

La apostilla certifica la firma del servidor público o notario que consta en el documento, la misma que deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Países que Apostillan

Qué es la Legalización de documentos

Por otro lado, legalizar un documento significa certificar la autenticidad de la firma de un servidor público para que tenga efectos legales en un país que es parte de la Convención de Viena.

En otras palabras: para que un documento colombiano tenga validez en un país que no es parte de la Convención de la Haya, debe ser debidamente legalizado.

Países que Legalizan

Documentos que pueden ser apostillados o legalizados

  • Certificado de Antecedentes Judiciales.
  • Notificación sanitaria obligatoria INVIMA.
  • Certificado de Antecedentes Disciplinarios.
  • Certificado de venta libre INVIMA.
  • Pasaporte con Zona de Lectura Mecánica.
  • Entre otros.

Cómo apostillar documentos colombianos

Como comentamos, el trámite se lo realiza totalmente en Internet y no requiere de intermediarios.

Requisitos

  • Antes de empezar con el proceso, asegúrese de que su documento pueda ser apostillado o legalizado. Y de ser así, verifique los requisitos necesarios según el mismo ya que varían según el tipo de documento.
  • Todos los documentos deben contener la firma manuscrita de un servidor público en ejercicio de sus funciones (documentos públicos) o de un notario público (documentos de entidades particulares).
  • Asegúrese de que estas firmas (funcionario público o notario público) estén registradas en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
  • Recuerde digitalizar cada documento en archivos separados, ya que solo se expide una apostilla o legalización por documento.
  • Si tiene que apostillar tres documentos, debe realizar tres trámites por separado (uno por cada documento).

Pasos

Una vez que revisó los requisitos necesarios para apostillar o legalizar sus documentos, los pasos a seguir son los siguientes:

  • Escanee los documentos de forma completa y legible, y de ser el caso, por ambas caras. Los documentos deben estar en formato PDF y no deben superar los 11MB de peso.
  • Ingrese al siguiente link del trámite.
  • Seleccione el tipo de documento a apostillar / legalizar. Si no encuentra la opción que busca en la lista de documentos, elija “Otros documentos”.
  • Acepte el aviso de privacidad y la Validación de Humanidad (“no soy un robot”).
  • Clic en Continuar.

apostillar documentos colombianos

  • Complete los campos solicitados: Datos Personales, Datos del documento, Validación de documentos, datos de pago, etc.
  • Cargue el archivo PDF en el aplicativo según el tipo de documento. Recuerde que por cada solicitud múltiple, solo puede cargar hasta 10 documentos digitalizados en archivos independientes.
  • Revise en su correo electrónico el resultado del estudio de su documento y verifique que los datos estén correctos.
  • Pague el valor correspondiente al trámite. Recuerde que el número para pagar vence el mismo día.

Después de realizar el pago, no podrá realizar corrección o devolución alguna.

Finalmente después de un lapso, la Apostilla o Legalización llegará a su correo electrónico.

Valor de la Apostilla y Legalización

  • El valor de la Apostilla en Colombia es de $31.000 pesos. En el exterior es de 10 dólares, o siete euros en territorio europeo y Cuba.
  • El costo de la Legalización en Colombia es de $21.000 pesos. En el exterior es de nueve dólares, o siete euros en territorio europeo y Cuba.

Medios de pago

En Colombia:

  • Banco GNB Sudameris a nivel nacional.
  • Red de cajeros automáticos de Servibanca.
  • Pago por PSE (debe contar con una cuenta activa en Colombia y habilitada por la respectiva entidad).
  • Banco Agrario en las ciudades autorizadas: Valledupar (Cesar), Sincelejo (Sucre), Riohacha (La Guajira), San Andrés, Yopal (Casanare), Quibdó (Chocó), Mocoa (Putumayo), Arauca (Arauca), Leticia (Amazonas).

En el exterior:

  • Debe consultar directamente en el Consulado el número de cuenta bancaria para realizar la consignación.
  • Pagos por PSE. Debe contar con una cuenta activa en Colombia y habilitada por la respectiva entidad.
IMPORTANTE
  • El pago debe realizarlo el mismo día en que se produce la referencia de pago. De lo contrario, deberá generar una nueva referencia con la fecha en la que lo hará.
  • Verifique con el Consulado más cercano los medios de pago disponibles.
  • Para el pago en el Banco GNB Sudameris, debe tener en cuenta la referencia única de pago (Código numérico) y NO generar ni imprimir ningún recibo de pago.
  • Para el pago en el Banco Agrario, debe generar e imprimir el recibo de pago.

Traducción de documentos

Si el documento a legalizar o apostillar necesita presentarse en otro idioma diferente al castellano, deberá ser traducido por un traductor oficial.

Una vez traducido el documento, deberá apostillar o legalizar la firma del traductor oficial.

El Ministerio de Relaciones Exteriores no se hace responsable de la calidad de los trabajos de traducción o de la tarifa cobrada por los mismos.

Te dejo un video de una ciudadana explicando el trámite que ella realizó para apostillar y traducir documentos en Colombia.

Consultar el estado del trámite

Para consultar el estado del trámite:

  • De clic en este enlace.
  • Ingrese el número de solicitud que recibió al realizar el proceso de apostilla / legalización.
  • Verifique la Validación de Humanidad (“No soy un robot”).
  • Clic en Continuar.

apostillar documentos colombianos

Tiempo de respuesta del trámite

El tiempo máximo de respuesta a la apostilla o legalizaicón de documentos es de tres días hábiles.

Verificación de Apostilla o Legalización

Este paso puede consultarlo en su correo electrónico. Pero en caso de que no le haya llegado nada, o bien no especificó ningún email durante el trámite, puede consultar la apostilla de sus documentos de la siguiente manera:

  • Ingrese a este aplicativo.
  • Digite el código de verificación y la fecha de expedición de la apostilla / legalización.
  • Clic en la Validación de seguridad.
  • Clic en Buscar.

apostillar documentos colombianos

Si la verificación fue exitosa, se desplegará un mensaje con la información del documento encontrado. Además, si la apostilla o legalización contiene el documento apostillado o legalizado, se mostrarán dos documentos: la apostilla y el documento apostillado.

verificacion de apostilla y legalizacion

Descargue la apostilla/legalización para realizar el proceso de validación verificando la firma digital, siguiendo las instrucciones indicadas en el enlace “Proceso para validar la firma del documento PDF”.

validación de apostilla de la haya

Razones del rechazo del trámite

  1. Documento ilegible. Si en el documento escaneado no se aprecia la información de forma clara o legible, el trámite se invalidará. Lo mismo aplica si el documento presenta enmendaduras o tachones. Recuerde que el escaneado debe tener buena resolución.
  2. Documento mal digitalizado. Usted debe escanear completamente el documento. Si este posee tres hojas, debe escanear las tres hojas. Y si hay información en ambas caras de las tres hojas, debe hacerlo. El trámite requiere de la totalidad del documento.
  3. Falta firma del funcionario público. Si en el documento no consta la firma del funcionario público, o tampoco consta en la base de datos del Ministerio, el documento no podrá ser apostillado o legalizado.
Más información

Para mayor información, comuníquese con el Centro Integral de Atención al Ciudadano:

  • Línea 3826999 en Bogotá.
  • Al 01 8000 938 000 fuera de Bogotá.

 

Fuente:
Cancillería de Colombia

Resumen
Apostillar documentos colombianos por Internet
Título
Apostillar documentos colombianos por Internet
Descripción
Requisitos y pasos para legalizar o apostillar documentos colombianos en línea. Guía Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
Autor
Editor
Infórmate Colombia
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